Zarkes działania 2009-08-26 1109 Art. czytany: 6634 razy Do podstawowych zadań Wydziału należy prowadzenie następujących spraw: I. W zakresie obsługi biurowej Rady, Zarządu i Starostwa: 1. Obsługa kancelaryjno – biurowa oraz merytoryczna Rady i jej Komisji, w tym: 1) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady i poszczególnych Komisji, 2) przygotowywanie sesji Rady i posiedzeń Komisji, 3) opracowywanie materiałów z obrad Rady, Zarządu i posiedzeń Komisji Rady oraz przekazywanie ich właściwym adresatom, 4) sporządzanie protokołów z obrad Rady, Zarządu i posiedzeń Komisji, 5) prowadzenie rejestrów: a) uchwał Rady, Zarządu b) wniosków i opinii Komisji c) interpelacji wniosków radnych, 2. Organizacja kontroli społecznych Komisji Rady. 3. Podejmowanie zadań związanych z nawiązywaniem i rozwijaniem współpracy oraz wymianą doświadczeń z innymi radnymi. 4. Upowszechnianie i przekazywanie środkom masowego przekazu informacji o działalności Rady, Zarządu i jej Komisji. 5. Obsługa posiedzeń Zarządu. 6. Koordynowanie prac związanych z realizacją aktów prawnych Zarządu i Starosty. 7. Prowadzenie sekretariatów Starosty i Wicestarosty. 8. Zbieranie i opracowywanie materiałów dla potrzeb Zarządu i Starosty. 9. Prowadzenie korespondencji okolicznościowej i kalendarium rocznic i uroczystości związanych z życiem społeczno – gospodarczym i kulturalnym mieszkańców powiatu. II. W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa: 1. Opracowanie projektu Statutu Powiatu. 2. Opracowanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa. 3. Opracowanie projektów Regulaminu Pracy Starostwa, aktów prawnych Zarządu i Starosty oraz kontrola ich realizacji. 4. Inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa. 5. Wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt. 6. Koordynowanie planów pracy Starostwa. 7. Prowadzenie rejestru upoważnień do załatwienia spraw w imieniu Starosty. 8. Przygotowanie i prowadzenie rejestru spraw powierzonych innym jednostkom. 9. Prowadzenie ewidencji przepisów prawnych w tym aktów prawa miejscowego. III. W zakresie kontroli: 1. Prowadzenie kontroli dotyczącej organizacji i funkcjonowania wydziałów, załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej oraz realizacji aktów prawnych Rady, Zarządu i Starosty. 2. Kontrola realizacji przez wydziały wniosków pokontrolnych. 3. Udział na polecenie Starosty w kontrolach powiatowych jednostek organizacyjnych. 4. Analiza materiałów pokontrolnych i opracowanie generalnych wniosków w celu eliminacji uchybień i polepszenia efektywności działań Starostwa. 5. Sprawowanie nadzoru i kontroli nad powierzonymi zadaniami. IV. W zakresie skarg i wniosków: 1. Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków. 2. Dokonywanie okresowych analiz sposobu ich załatwiania. V. W zakresie spraw kadrowych: 1. Prowadzenie akt i spraw osobowych Członków Zarządu, pracowników Starostwa oraz dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych i podporządkowanych Zarządowi i Staroście. 2. Prowadzenie i dokumentowanie spraw prawnych dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, nagród jubileuszowych oraz odznaczeń. 3. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, prowadzenie stosownego rejestru. 4. Prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników. 5. Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników. 6. Prowadzenie spraw związanych z zachowaniem porządku i dyscypliny pracy w Starostwie. 7. Koordynowanie szkoleń, kształcenia, dokształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa. 8. Prowadzenie postępowań wyjaśniających w zakresie spraw osobowych, przygotowanie materiałów i wniosków do decyzji Zarządu lub Starosty. 9. Wykonywanie czynności kontrolnych w zakresie spraw kadrowych na polecenie Starosty i Zarządu. 10. Prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia pracowników, bezpieczeństwa i higieny pracy, sporządzenie dokumentacji powypadkowej. 11. Prowadzenie rejestru pracowników Starostwa, list obecności, ewidencji urlopów, czasu pracy pracowników, szkoleń pracowników. 12. Ewidencjonowanie protokołów i wniosków pokontrolnych organów kontrolujących. 13. Racjonalna gospodarka funduszem płac. 14. Sporządzenie niezbędnych sprawozdań statystycznych. 15. Prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi. VI. W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych: 1. Opracowanie i realizowanie planów finansowych budżetu Starostwa w części przewidzianej dla Wydziału. 2. Administrowanie budynkami Starostwa. 3. Prowadzenie inwestycji, remontów kapitalnych oraz konserwacji budynków Starostwa. 4. Zabezpieczania przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej. 5. Gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Starostwa. 6. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo – technicznym oraz konserwacja wyposażenia Starostwa. 7. Załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami. 8. Gospodarowanie taborem samochodowym. 9. Wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa. 10. Prowadzenie kancelarii niejawnej i archiwum Starostwa. 11. Prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych oraz obsługa tablicy ogłoszeń Starostwa. 12. Prowadzenie zakładowej działalności socjalnej wynikającej z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 13. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz sporządzanie i nadzór nad realizacją planu zamówień publicznych Starostwa. 14. Obsługa informatyczna Starostwa. 15. Koordynowanie całokształtu spraw związanych z realizacją przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. 16. Wykonywanie zadań związanych z wyborami. 17. Obsługa centrali telefonicznej oraz telefonu. 18. Prowadzenie spraw związanych z prenumeratą innych wydawnictw urzędowych i prasy. VII. W zakresie spraw obywatelskich: 1. Przygotowywanie pozwoleń w drodze decyzji administracyjnej na prowadzenie zbiórek publicznych na obszarze powiatu lub jego części obejmującej więcej niż jedną gminę. 2. Przyjmowanie informacji o wyniku zbiórki i sposobie rozdysponowania zebranych datków oraz o ogłoszeniu w prasie. 3. Podejmowanie wspólnie z organizatorem imprezy i innymi jednostkami organizacyjnymi skoordynowania przedsięwzięć zabezpieczenia imprezy masowej. 4. Sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń ze względu na siedzibę stowarzyszenia z wyłączeniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego. 5. Nadzór nad fundacjami. 6. Organizowanie na terenie powiatu obchodów rocznic w celu upamiętnienia walk o niepodległość Polski oraz uczczenia pamięci ofiar wojny i okresu powojennego. 7. Prowadzenie biura rzeczy znalezionych. 8. Sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem tajemnicy państwowej. 9. Sporządzanie w obecności Starosty lub Sekretarza Powiatu testamentu. 10. Organizowanie działań związanych z realizacją zadań obrony cywilnej i spraw obronnych. 11. Organizowanie działań związanych z zarządzaniem kryzysowym, obsługa Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego. 12. Realizowanie programów wynikających z polityki wojewody w zakresie obrony cywilnej. 13. Wydawanie pozwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich z zagranicy 14. Obsługa komisji bezpieczeństwa i porządku przy Staroście Oleckim oraz prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem publicznym.